A forma como as empresas de agenciamento de carga trabalham não é nada fácil. Os agentes de carga enfrentam diariamente a alta volatilidade dos preços da indústria de logística internacional, e ao mesmo tempo, devem ser capazes de enviar cotações rapidamente aos seus clientes. Normalmente, esse processo inclui muitos telefonemas, e-mails e, principalmente, lidar com a falta de consistência em todas essas informações geradas diariamente.
O gerenciamento dos processos logísticos de forma manual, principalmente o gerenciamento de taxas, requer um tempo valioso do funcionário que poderia ser gasto em tarefas mais urgentes ou mais importantes. Essas tarefas demoram muito para serem concluídas e multiplicam a possibilidade de erros humanos que podem ser onerosos aos agentes de carga.
De acordo com uma pesquisa de uma empresa de análise global, International Data Corporation, o erro humano custa às empresas nos Estados Unidos e no Reino Unido uma média de US$435 por funcionário a cada ano, ou US $18 bilhões por país. Custos parecidos ocorrem em todos os países do mundo, inclusive no Brasil. Quer saber como é possível aumentar a eficiência e evitar erros onerosos dentro da sua empresa de agenciamento de cargas? É só continuar a leitura!
A automação como ferramenta para eficiência do tempo e redução de custos no Agenciamento de Cargas
Pode não parecer, mas o tempo que seus funcionários gastam gerenciando manualmente os processos logísticos para seus clientes gera um custo elevado para os agentes de carga por conta da entrada manual de dados. Basta você pensar que cada minuto desse tempo é deduzido do lucro final. É um tempo perdido que poderia ser automatizado, liberando seus funcionários para trabalhar em tarefas de alto valor voltadas para o cliente e em outras partes da sua empresa.
Como alternativa, remover o estresse do gerenciamento manual pode permitir que a empresa alcance os mesmos níveis de produtividade com uma força de trabalho menor. O gerenciamento do tempo é ainda mais complicado quando há picos de carga de trabalho, levando a níveis mais altos de estresse para os funcionários e aumentando as chances para erros humanos.
Vamos supor que cada funcionário gerencie manualmente as informações com as quais trabalha. Nesse caso, é quase impossível implementar um sistema padronizado, pois eles terão personalizado totalmente a forma como tratam todas essas informações. Alguns preferem usar planilhas, enquanto outros podem fazer anotações em documentos de texto ou salvar e compartilhar dados em formato PDF. Isso tem algumas implicações relevantes para as empresas:
- Não há como detectar erros antes de enviar taxas aos clientes
- Inconsistência e fragmentação de dados torna impossível automatizar processos
- Os funcionários estão vinculados a tarefas manuais de entrada de dados e gerenciamento, o que mina sua motivação e os impede de realizar tarefas mais satisfatórias e de maior valor para a empresa
As soluções digitais projetadas para agentes de carga como softwares ERP e plataformas digitais melhoram drasticamente o fluxo e o gerenciamento das informações. Um sistema que coloque os dados nas mãos da sua empresa mais rapidamente resultará em economia de tempo, maior produtividade dos funcionários e custos mais baixos
A importância do gerenciamento e automação de dados para Agentes de Carga
Devido ao manuseio ineficiente de dados, a implementação de um software ERP desenvolvido exclusivamente para o setor de agenciamento de cargas internacionais torna-se cada vez mais necessária para agentes de carga.
Vamos supor que uma empresa de agenciamento de cargas deseja usar uma API para obter cotações de uma companhia marítima automaticamente. Nesse caso, o agente de carga deve ser capaz de enviar e receber dados dessa plataforma, o que implica em gerenciamento e padronização de dados. O gerenciamento manual de cotações torna esse processo praticamente impossível
Além disso, a maioria dos clientes hoje em dia possui como expectativa o rastreamento em tempo real como parte do processo de importação e exportação. Usando mecanismos de interoperabilidade de dados, como APIs, a tecnologia permite que dados cruciais de remessa, como rastreamento e comprovante de entrega, sejam transmitidos ao cliente em tempo real, fornecendo aos clientes localização em tempo real e status rapidamente.
Outra situação que os agentes de carga enfrentam e que pode ser facilitada por um sistema de gerenciamento e automação de dados é a atualização de taxas. Em um mercado internacional com preços tão voláteis a atualização das taxas desacelera ainda mais o processo de cotação. Esse risco aumenta quando a atividade é gerenciada manualmente devido à lentidão do processo, pois os preços podem variar em períodos extremamente curtos. Um software ERP evita este problema, pois a aquisição de preços é feita em tempo real por conta das integrações, portanto, está sempre atualizado com as informações mais recentes.
Menos papel = mais sustentabilidade
A mudança para o digital também implica em maior sustentabilidade, uma vez que os espaços de armazenamento físico e de papel são reduzidos. Essas mudanças resultam em maior sustentabilidade e redução de custos para a empresa. As folhas de papel em um escritório podem se acumular rapidamente e ocupam muito espaço; pilhas se transformam em arquivos, armários de arquivos se tornam salas de arquivos. A empresa Gartner, Inc. estima que até 3% da receita de uma empresa é gasta em papel, impressão, arquivamento e os custos para armazenar e manter arquivos de informações. Além disso, o trabalhador de escritório médio usa 10.000 folhas de papel por ano.
O maior problema com todo esse papel é o tempo que leva para encontrar o documento adequado. Especialmente se você precisar consultar a documentação de anos anteriores. É provável que a papelada histórica seja arquivada em um arquivo ou outro local que não seja imediatamente acessível.
Ou seja…
“As coisas sempre foram feitas assim” nunca é um bom argumento, e muito menos em um cenário de constante evolução que estamos vivendo hoje na logística internacional.
As empresas de agenciamento de carga devem estar cientes de que não é mais possível oferecer os serviços que seus clientes almejam sem adotar soluções digitais. Ao trabalhar com uma ferramenta como o software ERP Meta Hórus, os agentes de carga podem dar o primeiro passo para controlar seu futuro. Comece sua jornada de digitalização conosco, agendando uma demonstração personalizada para conhecer nossas soluções de transformação digital para agente
