Gerenciar uma empresa de Agenciamento de Cargas pode ser um verdadeiro desafio. A comunicação constante, as centenas de informações cruciais para cada processo e a necessidade de responder rapidamente a demandas urgentes podem resultar em atrasos e insatisfação do cliente caso não haja uma gestão eficiente da rotina de trabalho.
Os Agentes de Cargas são fundamentais na logística internacional, operando continuamente para coordenar a complexa logística de cargas que chegam e partem dos portos ao redor do mundo. A necessidade de otimizar as operações logísticas, minimizar atrasos nas informações aos clientes e adaptar-se aos horários imprevisíveis dos fretes internacionais transforma o Comércio Exterior em um setor que “nunca dorme”.
Afinal, para acomodar navios atracando e zarpando a qualquer hora, os portos nunca param. Para os Agentes de Cargas, isso significa estar pronto para coordenar uma série de atividades – desde o desembaraço aduaneiro até o manuseio de cargas – garantindo que a rotatividade de cada navio seja o mais rápida e eficiente possível. O alto custo associado à demurrage e detention impulsionam a necessidade de velocidade em cada escala portuária, pressionando os Agentes a atuarem sem parar.
Isso significa que o fluxo de informações não para no fim do horário comercial. A troca de dados em tempo real é crucial; um atraso na informação pode se multiplicar, levando a contratempos operacionais e penalidades financeiras. Assim, os Agentes de Cargas necessitam de uma vigilância 24/7, garantindo que cada informação chegue ao seu destinatário rapidamente, seja no meio do dia ou no meio da noite.
Descubra por que e como usar e-mails automáticos na sua empresa de Agenciamento de Cargas Internacionais
Para manter esse ritmo de trabalho, os Agentes de Cargas devem aproveitar do uso de tecnologias para aumentar sua eficiência e eficácia.
Os sistemas de gestão em nuvem que garantem que os dados cruciais para decisões oportunas estejam a um clique de distância. O Meta Hórus, por exemplo, automatiza extração e envio de dados de e-mails, documentos e follow-ups, permitindo que os Agentes de Cargas atualizem e informem seus clientes de forma rápida e automatizada.
A tecnologia de e-mail automático transforma o e-mail tradicional em uma poderosa ferramenta operacional adaptada às demandas do trabalho 24/7 dos Agentes de Cargas.
O Meta Hórus oferece a funcionalidade de e-mails automáticos com suporte dos agentes inteligentes do sistema. Isso permite aos nossos clientes enviar automaticamente uma série de e-mails informativos para clientes ou de alerta para os responsáveis dos processos logísticos, garantindo que nenhuma situação crítica passe despercebida.
Por exemplo, são enviados e-mails sobre taxas de fornecedores que estão prestes a vencer, bem como prazos de Web BL expirados e alertas de Free Time vencido para os clientes.
Dentro dessa série de e-mails automáticos, cabe destacar duas funcionalidades que garantem um bom atendimento aos clientes:
- O envio de follow-up automático do Meta Hórus garante agilidade e eficiência na coordenação dos embarques. Com o suporte dos agentes inteligentes do sistema, ao preencher determinados campos no processo, o e-mail é enviado aos contatos do processo sem a necessidade de intervenção do usuário.
- Já a funcionalidade de e-mail automático de primeiro embarque garante que nenhum novo cliente passe despercebido pelo pós-venda. Esse e-mail é enviado sempre que o cliente tiver seu primeiro embarque finalizado, servindo para notificar todos os envolvidos do processo, permitindo que a equipe possa realizar um pós-venda eficaz.
O Meta Hórus oferece centenas de automatizações que são projetadas para simplificar a rotina dos Agentes de Cargas. Com funcionalidades como mostramos acima, nosso sistema garante que cada detalhe da operação seja gerenciado com eficiência e precisão.
Essas ferramentas não só economizam tempo e reduzem erros, mas também ajudam a melhorar a comunicação e a satisfação dos clientes, permitindo que sua empresa se destaque no mercado de agenciamento de cargas.
Conheça o Meta Hórus e veja como podemos transformar sua gestão e acelerar seu crescimento. Nosso sistema é fruto de 20 anos de experiência em tecnologia de gestão para Agentes de Cargas Internacionais. Unindo experiência com inovação, estamos prontos para atender você e sua empresa!
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